Tujuan dan Fungsi Administrasi Perkantoran.

Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran

__________________________________________________________________________________________

Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.

       I.            Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

·         Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.

·         Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.

·         Pengadministrasian seluruh kegiatan

·         Menginventarisasi peralatan kantor

    II.            Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:

1.      Membantu perusahaan memelihara persaingan.

2.      Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat

3.      Membuat catatan dgn biaya minimal

4.      Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien

5.      Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

 III.            Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran.

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

1.      Pengendalian & pengawasan

2.      Pengarahan & pengawasan

3.      Pengarahan

4.      Manajemen

5.      Pengawasan

6.      Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian

7.      Manajemen & pengarahan

8.      Tata laksana/penyelenggaraan

9.      Pelaksana secara efisien

  IV.            Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson.

1.      Persayaratan

2.      Metode

3.      pegawai

4.      Material perlengkapan

     V.            Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

1.      Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)

2.      Biaya perkantoran (office costs)

3.      Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

4.      Kepegawaian perkantoran (office personel)

5.      Metode perkantoran (office methods)

6.      Perlengkapan perkantoran (office equipment)

  VI.            Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

1.      peralatan & mesin (appliance and machine)

2.      perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)

3.      metode (methods)

4.      tata warkat (records)

5.      kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

6.      ruang perkantoran (office space)

7.      komunikasi (communications)

8.      kepegawaian kantor (office personnel)

9.      perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

VII.            Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.

VIII.            Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson.

Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

  IX.            Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkanDengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

 X.            Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

1.      menggandakan (duplicating)

2.      mengirim surat (mailing)

3.      mengetik (typing)

4.      menghitung (calculating)

5.      menyimpan warkat/arsip (filing)

6.      menelepon (telephoning)

7.      memeriksa (checking)

8.      dan kegiatan lain.

Jakarta 18 Desember 2013

       ditulis oleh :

 
              NOPEMBERIANUS LAHAGU